Tugas 2. Semester 2 - Mail Merge

1. Definisi Mail Merge ?
2. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge !
3. Sebutkan dan jelaskan tentang Database !
4. Manfaat Database ?
5. Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database ! Minimal 5.
6. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !
7. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge !
8. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge !
9. Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !?
10. Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge !
11 Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, membuat Data Source dahulu; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, menggabungkan keduanya ? Jelaskan dong !
12. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ? Jelaskan lagi dong dong ah !
13. Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ?
14. Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge !
15. Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan !
16. Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ?
17. Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
18. Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
19. Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ?
20. Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ?
21. Software apa sajakah yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ?
22. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ? Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ?
23. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya, termasuk Open Source Software (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan!
24. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher ? Mengapa demikian ?
25. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ?
26. Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3.
27. Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ?
28. Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ?
29. Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ?
30. Jelaskan, apakah PDF itu ?
31. Apa kepanjangan PDF itu ?
32. Apa tujuan membuat Dokumen PDF ?
33. Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ?
34. Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda ! Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya !
35. Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source" dan Software "Close Source" ?

JAWABAN !!!


1. Mail merge , merupakan salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak. contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. undang mempunya format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara

2. Ada tiga sampai empat tahapan yang harus dilakukan pada saat bekerja menggunakan fasilitas Mail Merge, yaitu tahapan.a. Membuat dokumen dalam bentuk kata isian.b. Membuat tabel database.c. Mengisi database.d. Menggabungkan file. Database (Bahasa Inggris), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

3. Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kwitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis(Cara JADUL).

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.

4. Manfaat Database
Selain sebagai pengolah data, Database juga digunakan untuk:
a. Menciptakan integrasi antar komputer bahkan antar devisi.
b. Mempermudah sharing data antar pengguna yang memiliki otoritas.
c. Mudah memodifikasi informasi yang ada.
d. Mengurangi adanya data ganda.
e. Data terpusat dan mudah dikelola.

5. Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti:
SQL Server, dibuat oleh Microsoft.
MS Access, dibuat oleh Microsoft.
Oracle Database, dibuat oleh Oracle.
MySQL, dibuat oleh MySQL AB.
Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.
PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source.
DB2, dibuat oleh IBM.
Masih banyak lagi sederet nama database engine yang ada di dunia ini. Anda bisa mencarinya dengan keyword ‘database engine’ atau ‘database server’.

6. Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:



Tahap I Membuat Data Source
Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
Tahap II Membuat Dokumen Master
Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

Selanjutnya kita akan memilih data source.
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama
Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.
7. Membuat Dokumen Master
Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

Selanjutnya kita akan memilih data source.
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.

8. Buatlah sebuah tabel yang berisi nama dan alamat orang yang akan dikirim surat, simpan dengan nama Data.docx.


9.


11. Tidak bisa, Karena prosedur pembuatan Mail Merge tersebut sudah ditetapkan seperti itu. Jadi sudah tidak bisa dirubah lagi. Apabila itu dirubah, maka akan terjadi kesalahan atau error.


12. tidak bisa karena kita harus membuat main document dan data source terlebih dahulu baru keduannya digabunggkan menjadi satu.

13. Klik icon save – ketik nama file dari mail merge – klik save – hasil penyimpanan di cut ke folder yang telah disediakan

15. klik kanan pilih dan klik explore – klik my computer – klik drive D – carilah file hasil pembuatan dokumen dan klik 2 kali


16. klik kanan pilih dan klik explore – klik my computer – klik drive D – carilah file hasil pembuatan dokumen dan klik 2 kali


17. bisa. klik drive – klik 2 kali dokumen mailmerge – edit sesuka hati


18. bisa. Klik drive - klik kanan dokumen mailmerge – pilih dan klik copy – masuk
Kedalam drive yang akan ditempatkan atau masuk pada Ms. word –klik kanan paste


19. bisa. Klik drive – klik kanan dokumeen mailmerge – pilih dan klik delete


20.microsoft outlook


21 microsoft excel, power point, access, publisher, outlook dan lainn-lain


22 microsoft office, produsennya adalah microsoft coorporation


23open source software karena tersedia dalam bentuk kode sumber yang kode sumber dan hak-hak tertentu lainnya yang biasanya disediakan untuk hak cipta pemegang disediakan di bawah lisensi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mempelajari, mengubah, dan meningkatkan kinerja perangkat lunak. Open source licenses often meet the requirements of the Open Source Definition . lisensi Open source sering memenuhi persyaratan Definisi Open Source


24. tidak bisa karena Ms.Excel, Ms. Power point , Ms Outlook, dan Ms Publisher bukan program pengolah kata sedangkan mailmerge merupakan pengolah kata


25. tidak bisa karena program tersebut khusus untuk microsoft word


26. 1. Mudah dan cepat dalam meembuat undangan
2. tidak memakan banyak waktu
3. Tidak melelahkan tangan


27 ya karena setiap dokumen mempunyai beberapa perbedaan di mail margenya contohnya adalah Nama, alamat, ttl, Dan lain-lain


28 Klik copy paste dokumen mail merge dan letakkan di Ms.Word. Kemudian tekan Ctrl-P dan tentukan halaman dan bayak halaman yang diprint. Klik OK Sebelumnya hidupkan dulu mesin Printnya


29. BISA


30. PDF Adalah sebuah format berkas yang dibuat oleh Adobe System pada tahun 1993 untuk keperluan pertukaran dokumen digital


31. PDF (PORTABLE DOKUMENT FORMAT)


32 Tujuan BUAT dokumen PDF :
PDF/X. Standard ini merupakan sub-bagian dari format PDF yang digunakan oleh industri percetakan.
PDF/E. Kalo format PDF yang satu ini khusus ditujukan untuk enginer atau teknisi.
PDF/A. Standard ini khusus ditujukan untuk dokumen-dokumen yang akan dijadikan arsip.
PDF/UA. Saat tulisan ini dibuat... konon... standard yang satu ini masih dalam tahap drafting atau perancangan. Standard ini dibuat dengan tujuan untuk membuat format PDF yang Universal.

33. Software dari Microsoft word

34. Dengan cara membeli di vendor distributor center bias di Surabaya atau Jakarta

35. Beberapa kelebihan penggunaan software opensource yang telah banyak dikenal adalah :-Dapat melihat Source Code-Modifikasi dan distribusi ulang source code-Memungkinkan tidak tergantung pada satu vendor-Tidak menggunakan format data yang proprietary-Memungkinkan integrasi antar produk-Mengurangi biaya lisensi software
Selain itu ada beberapa hal yang menjadi penghambat penggunaan software open source pada sebuah organisasi. Hal yang terutama adalah tidak adanya bentuk support sales, marketing dan hal-hal yang mendukung penjualan. Hal ini biasanya menjadi pertimbangan bagi sebuah organisasi untuk mengimplementasikan software opensource. Namun sekarang ini perusahaan besar seperti IBM dan HP membundling produk opensource dengan produk close source mereka. Seperti Websphere dengan Apache, Oracle dengan Linux, SAP dengan MySQL. Software opensource di pasarkan dan di jual dengan cara yang berbeda. Namun justru hal tersebut menjadi kekuatan opensource. Secara terpisah sofwtare opensource mempunyai price/performance terbaik di kelasnya. Secara bersama-sama software opensource menawarkan solusi yang terintegrasi. Software opensource telah membuktikan keunggulan di bandingkan close source dengan metode pengembangan dan pengujian yang unik. Keunggulan close open sourtce aman dari penjarahan orang lain dan kelemahannya jarang diminati oleh banyak orang

Evalution of Semester 2

Multiple Choice

1. A
2. E
3. A
4. D
5. B
6. C
7. A
8. C
9. C
10. A
11. C
12. A
13. A
14. C
15. A
16. A
17. D
18. A
19.
20. B
21. D
22. D
23. C
24. A
25.
26.
27.
28. A
29. B
30.


B. Essay
1.Explain how to change a desktop background !
-On the perzonalization page, choose desktop background.

2. What is the use of a screen saver ?
-Screen saver is to protect the screen from electron that jumpsin high speed because of the magnetic and electric field effect inside the monitor tube.
3. Name and explain briefly the device that can enhance the picture quality !
4. What is the advantage of managing file ?
5. How to cancel a deletion in the Recycle Bin ?
- Choose the Recycle Bin icon on the Folder panel.
- Chose the file or folder to cancel the delection.
- Next, from the menu abobe choose Restore this item or by right clicking the file, choose Restore.
6. Name and explain briefly about the the control size buttons !
- Add Hardware =>To install hardwares that do not support plug and play.
- Autoplay => To run an application from CD, DVD, or flash disk that is inserted to a computer.
- Date and Time => To set the date and time on a computer.
- Device Manager => To set the connected hardwares on he computer.
- Folder Optons => To adjust te appearance of a folder.
- Fonts => To set the installed fonts on a computer.
- Game Controllers => To set a joystick.
- Internet Options => To set the Internet Explorer application.
- Keyboard => To set a keyboard.
- Mouse => To set a mouse.
- Personalization => To set the screen or desktop.

7. What is the Print Preview icon for ?
8. What icon is used for writing mathematical equations or formulas ?
9. Describe the steps to create page numbers !
-Click the Insert tab.
- Click Page Numbers until the page number location option appears.
- From those options, we determine the page number position, for example to put the page number on the bottom of the page, choose the Bottom of Page (Footer). Then, choose the preferred format.
- To set the number format, click the Insert tab then click Page Numbers then choose the Format Page Number icon until the Page Number Format dialog box appears.
- To choose the numbering format, click the arrow below the Number Format and set the numbering format.
- Click the OK button to close the Page Number Format dialog box.
- Click OK to finish the page number and its format setting.

10. how to set a distance among sentences ?
- Select the text to be set.
- Click on the Home tab, choose the dialog box launcher on the Font group to show the Font diaolog box.
- Choose the Character Spacing.
- Scale option is to set the scale to adjust the space among characters.
- Spacing option is to adjust the space among characters.
- Position option is to set the character position towards a line.

EVALUATION of SEMESTER 2

A.Multiple Choice

1.A

2.C

3.A

4.B

5.C

6.C

7.E

8.A

9.D

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

Evaluation of Chapter 1 Senin, 27 September 2010

Eva Bab 1
Evaluasi Bab 1
A. Multiple Choice
1. a
2. c
3. e
4. c
5. a
6. c
7. d
8. c
9. a
10. b

B. Essay
Answere the following questions correctly.
1. How to turn on computer properly?
2. What do you know about the Reset button?
3. Name several ways to open an application in Windows Vista.
4. What is Office Suite? Mention examples of Office Suite.
5. Name several examples of application system that is compatable with Windows
Vista operating system.

Answers:
1. * Ensure that are power cable in a computer are connected.
* Turn on the CPU by pressing the On or Power button on the cassing.
* Turn on the monitor by pressing the On or Power button on the monitor.
* Waiting until the booting procedure finishes.
2. Reset button is only used if the computer crashes or hangs.
3. a. By Using Shortcuts on the Desktop.
A shortcuts is usually created on the desktop when installing a software.
We can open an application easily by using this shortcut. Just
double-click the application shortcut that we want to run.
b. By Using Start Menu
Start menu contains shortcuts to all installed softwares in the
computer. There are two ways to access an application from Start Menu:
• Start Menu → All Programs → Application Folder → click on the
application.
• Start Menu → Type the appliction name in the Start Search column and
press Enter.
c. By Using the Related Document
Windows Vista will automatically run the related application to open a
document file by double-clicking the file. For instance, Word document
file will run the Microsoft Office Word application, while Excel document
will automatically run the Microsoft Office Excel.
4. Word Processor ( Office Suite)
Word Processor is software for documenting letters, books, reports, thesis,
work papers, etc. For example, Microsoft Office 2007, Open Office.org, and
Abiword.
5. ~ Office Suite,
~ Graphic Suite,
~ Multimedia,
~ Web browser,
~ Notepad,
~ Wordpad,
~ Paint,
~ Windows Media Player 11,
~ Internet Explorer 7

Ah Sekedar Contoh

Pingin Sukses Perbanyak Belajar
Hai kawan-kawan ini ada kisah menarik yang bisa bikin geleng-geleng hidung
kambing berkokok
bebek mengaung
anjing mengeong
kucing mengaung
Amiril menggonggong dan mengaung
Puput menggonggong dan bertelur
Adhika mengaung dan mengeong

Chapter 2 Understanding Function And Operation Of Various Information And Comunication Technology Device

A. Multiple Choice

1. A
2. C
3. B
4. B
5. E
6. E
7. C
8. B
9. A
10. C


B. Essay

1. In ASCII code, by what code is letter W represented?
2. Name and explain all supporting device inside a CPU?
3. What is the abbreviation and the function of ROM?
4. Name three examples of network interface cards.
5. Name several cables that use on a wired network.

1. The letter W is represented by the number code 87.
2. a. Control Unit is to translate commands or intructions in a series and then to the entire computer parts. This part is how the processor controls the entire computer operation.
b. Arithmetic Logic Unit ( ALU ) is to process data by adding, subtsracting, comparing, and using logical formulas.
c. Memory is to collect or to store data to run an application program.
3. ROM ( Read Only Memory ) is a permanent memory that can be read but cannot be updated. ROM is to save computer operation progam, such as BIOS and booting.
4. Ethernet, arcnet, token ring.
5. a. Thin Ethernet (thinnet), has an advantage in terms of the relatively cheaper cost compared to other types of cabling and the installation of components easier.
b. Thick Ethernet (Thicknet), with Thick Ethernet or thicket number of computers that can be connected in a network will be more and the distance between the computers can be enlarged.
c. Twisted Pair Ethernet, divided into 2 types of shielded and unshielded.
d. Fiber Optic, Fiber Optic network using (FOR) are usually large companies, due to price and installation process more difficult.

Chapter 3. TERMS IN USING (ICT)

A. Multiple Choice

1. A
2. E
3. D
4. A
5. E
6. A
7. A
8. C
9. A
10.C

B. Essay
1. Name several factors that make someone prefer using illegal softwares.
2. Describe the difference between ethics and morality in the society.
3. What is meant by the patent rights of a product?
4. Explain the correct position / posture to use a computer
5. What is the abbreviation of HAKI?

Answere!
1. *Low income, Low education level, The cost of a permit or licensed software is relatively
expensive, Low law enforcement, Lack of awareness to use genuine software.
2.*Ethics are a concept of acknowledgement by the society towards human thoughts, which means
that this concept evolves following men's true values. Whereas, morality is a code of conduct or a
common conception of what is right according to the society.
3.*Exclusive rights granted by the State to an Inventor of the Invention in the technology, which for a
given period Invention implement their own or to give consent to another party to implement them.
4.*The good sitting position is to sit on a seat with a back-rest, and the head is not so high in order to
keep the linear distance with the monitor. The good viewing distance between a monitor and the
eyes is around 46-47 cm.
5.*Hak Cipta dan Hak Atas Kekayaan Intelektual